일하는 방식의 개선은 우리사회가 해결해야 할 주요 과제 중 하나다. 우리나라가 긴 노동시간에도 불구하고 생산성이 높지 않다는 사실은 OECD 고용동향 등 각종 통계자료에도 잘 나타나 있다.

이 같은 문제의 해결을 위해 다양한 시도가 이뤄지고 있다. 공간에 대한 혁신도 같은 차원에도 반드시 필요하다. 일하는 공간의 변화가 사람을 얼마나 바꿀 수 있을까? 의문에 대한 해답을 스마트오피스에서 찾아본다. 
 

▲ 정부세종청사 내 스마트오피스 전경

서류더미는 찾아보기 힘든 깔끔한 책상, 배치도 자유로워 언뜻 봐서는 직급을 짐작하기 어렵다. 칸막이는 대거 낮췄다. 한켠에는 북카페에 온 듯 편히 쉴 수 있는 의자와 책장 가득 꽂혀있는 책들까지. 흔히 보던 공공기관 사무실의 모습은 아니다.

바로, 정부세종청사에 새롭게 구축된 스마트오피스의 모습이다. 정부청사관리본부 청사기획디자인과가 위치한 정부세종청사 3동 4층. 이 곳에 가면 정부세종청사 내 처음으로 구축된 스마트오피스를 두 눈으로 직접 살펴볼 수 있다.

“스마트오피스는 구성원들이 보다 편리하게 일할 수 있는 환경을 제공해 업무 생산성과 만족도를 높이는 사무공간을 말합니다.

최근에는 IT를 기반으로 시간과 공간의 제약없이 업무를 처리할 수 있는 공간을 의미하죠.” 황승진 청사기획디자인과 과장의 설명이 이어진다.

스마트오피스는 기존 정부청사 사무실의 획일화되고 폐쇄적, 수직적인 공간을 개방적, 수평적으로 바꿨다.

또 부서 간 벽을 없애고 개인 간 칸막이를 낮춰 개방적인 공간으로 만들었다. “책상 배치는 직급 구분이 없어서 과장 팀장들도 직원과 똑같이 근무합니다.”

물론, 이 상황을 처음 겪는 직원들과 과·팀장 등의 불만과 우려가 없지는 않았다. 의견수렴 과정에서 아쉬움과 섭섭함을 토로하는 이들도 있었다.

그러나 이 같은 수고로움을 감수하고서라도 스마트오피스로의 변화는 일하는 방식의 개선을 위해 반드시 거쳐야 하는 과정이라는 것이 전문가들의 한결같은 이야기다.

이에 따라 국내외 사례 벤치마킹, 기본계획 수립, 의견수렴을 위한 혁신토론회 개최, 공사 착수 등의 과정을 거쳐 지난 연말부터 정부청사관리본부 3개과 71명의 공무원들이 스마트오피스에서 업무를 개시했다.

황승진 과장은 “이제 업무를 시작한 지 1개월 가량 됐는데 다행히도 예상보다 불만은 크게 나타나지 않고 있다”며 “다들 스마트오피스에 적응을 잘 해 가고 있는 것 같다”고 1개월 시행성과를 평가했다. 3개 과는 주무계장을 중심으로 매주 모여 운영 관련 회의를 열고 직원들의 의견을 지속적으로 수렴해 가고 있다.

▲ 정부세종청사 내 스마트오피스 전경

기존 사무실의 답답하게 느껴졌던 부서간 벽은 사라졌다. 개인간 칸막이도 높이를 낮춰 개방적인 공간으로 변신했다. 책상 배치는 직급 구분을 없애 과·팀장들도 직원과 똑같이 근무한다.

조용히 업무에 집중할 수 있도록 별도의 집중업무공간도 만들었다. 집중업무공간에는 높낮이책상 등을 추가적으로 배치해 필요에 따라 활용할 수 있게 조성했다.

또 사무공간을 효율적으로 재조정해 그 과정에서 기존에는 없었던 직원 휴게실과 다목적 소통공간, 회의실 등도 별도로 구축했다. 이와 함께 개인별로 캐비넷을 제공해 외투나 책, 당장 필요하지 않은 서류 등 개인물품을 보관할 수 있게 했다.
 
클라우드 프린팅 시스템(PC의 출력 버튼을 누른 후 원하는 프린트기에서 공무원증으로 인증 후 출력물을 찾는 방식), 사무기기 전용 OA실을 통해 종이, 에너지 등 자원절감을 기대하는 시도도 도입됐다.

“사무기기 전용 OA실이 생겨서 복사기나 프린트기에서 나오던 소음이 없어졌어요.” 조은영 주무관은 바로 옆 복사기가 내던 소음이 사라졌다며 만족감을 표시했다.

처음에는 변화된 공간에 낯설어하던 직원들도 스마트오피스의 좋은 점을 발견하면서 쉽게 적응하고 있다.

류호찬 주무관은 “기존 사무실은 일만 할 수 있었는데 지금은 함께 일하는 공간, 개인적인 업무공간, 휴게실 등 다양한 공간이 배치돼 업무능률이 많이 올랐다”고 소감을 말했다.

전반적으로 업무상 필요한 직원을 만나기 쉬워졌고 편안한 공간에서 자연스럽게 회의·토론 등 협업을 할 수 있게 됐다는 평가다.

황승진 과장은 “향후에는 결과적으로 수직적, 권위적인 조직문화에서 서로 배려하는 수평적 조직문화로 변화해 나갈 것”이라며 “이를 통해 업무처리도 보다 효율적이고 생산적으로 변화할 것으로 기대된다”고 밝혔다. 조직 분위기가 부드러워지면서 유연근무도 활성화될 것으로 기대하고 있다.

아직 시행 1개월차라 개선해야 할 점도 눈에 보인다. “칸막이가 낮아지면서 화장을 고친다든가 하는 게 조심스럽더라고요. 파우더룸과 같은 공간이 있었음 좋았을 걸 하는 생각이 들기도 하죠.” 조은영 주무관이 다음에 컨설팅할 때는 파우더룸을 고려해야겠다며 웃었다.

류호찬 주무관은 “클라우드 시스템(서버와 네트워크로 PC가 연결돼 고정 좌석없이 어디서든 사무실과 동일한 환경으로 근무할 수 있는 형태)이 도입돼 좀 더 유연하게 근무할 수 있었으면 좋겠다”고 바람을 얘기하기도 했다. 
 
정부청사관리본부는 이번 스마트오피스 운영을 시작으로 전 부처가 이를 도입할 수 있도록 확산을 위해 노력할 방침이다.

입주 기관에서 스마트오피스를 직접 보고 느낄 수 있도록 견학프로그램과 설명회 등을 진행하고 도입에 관심이 있는 기관에는 직접 방문해 컨설팅도 실시할 계획이다. 또 신축 예정인 인천지방합동청사에는 처음부터 스마트오피스를 구축하기로 했다.

공간은 사람들이 만들지만 그 공간에 의해 사람들은 변하기도 한다. 정부세종청사에 공간혁신이 시작됐다.